[🇬🇧 English version is available below]
W tym wpisie przygotowałam informację na temat tego jak wygląda procedura związana z rezerwacją terminu na ślub cywilny oraz o tym jak przebiega ceremonia ślubu cywilnego w plenerze / poza USC.
1. Rezerwacja terminu:
Datę i godzinę ceremonii możecie zarezerwować w USC nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą ślubu, najpóźniej 1 miesiąc i 1 dzień przed terminem.
Kiedy ten termin będzie się zbliżał, przygotujcie wszystkie niezbędne dokumenty:
- wasze dokumenty tożsamości (dowody osobiste lub paszporty) – do okazania,
- dowód opłaty skarbowej – możecie zapłacić w kasie urzędu albo przelewem na konto urzędu:
- obowiązkowa opłata skarbowa za sporządzenie aktu małżeństwa wynosi 84 zł,
- dodatkowa opłata za ślub poza urzędem na wasze życzenie wynosi 1 000 zł,
- jeśli nie masz polskich aktów stanu cywilnego (a jesteś obywatelem Polski), przygotuj:
- zagraniczny odpowiednik aktu urodzenia,
- a jeśli byłeś wcześniej w związku małżeńskim, przygotuj zagraniczny odpowiednik aktu małżeństwa wraz z dokumentem, który potwierdzi ustanie albo unieważnienie małżeństwa albo dokumentem, który potwierdzi nieistnienie małżeństwa.
Uwaga! Jeśli jedno z narzeczonych jest cudzoziemcem:
- ta osoba musi złożyć dokument, który potwierdzi, że może zawrzeć związek małżeński według prawa, które obowiązuje w kraju, z którego pochodzi (dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem ta osoba może wziąć ślub). Jeśli uzyskanie takiego dokumentu jest wyjątkowo trudne, czyli istnieją trudne do przezwyciężenia przeszkody (na przykład: w kraju pochodzenia jest wojna), sąd może zwolnić z obowiązku złożenia takiego dokumentu – wówczas sąd ustali, czy ta osoba może wziąć ślub. W takiej sytuacji musicie mieć ze sobą orzeczenie sądu w tej sprawie. Osoba, która jest cudzoziemcem musi złożyć wniosek do sądu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania,
- jeśli na podstawie złożonych dokumentów kierownik USC nie będzie mógł ustalić danych, które musi wpisać do aktu małżeństwa (ustalenie danych osoby i jej stanu cywilnego), może zwrócić się do tej osoby (cudzoziemca), aby przedłożyła:
- odpis aktu urodzenia,
- a jeśli osoba ta była wcześniej w związku małżeńskim:
- odpis aktu małżeństwa z informacją o tym, że osoba nie jest już w tym związku małżeńskim (to jest z adnotacją o ustaniu, unieważnieniu albo nieistnieniu małżeństwa)
lub - odpis aktu małżeństwa z dokumentem, który potwierdzi ustanie lub unieważnienie małżeństwa albo dokumentem, który potwierdzi nieistnienie małżeństwa,
- odpis aktu małżeństwa z informacją o tym, że osoba nie jest już w tym związku małżeńskim (to jest z adnotacją o ustaniu, unieważnieniu albo nieistnieniu małżeństwa)
- wszystkie dokumenty sporządzone w obcym języku, musicie urzędowo przetłumaczyć. Takie tłumaczenie może zostać przygotowane przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula,
Możecie znaleźć tłumacza przysięgłego korzystając z oficjalnej bazy Ministerstwa Sprawiedliwości (aktywny link) Po przejściu na stronę wybierzcie język i miasto, które Was interesuje.
- jeśli chociaż jedno z was nie portafi porozumieć się z kierownikiem USC, na przykład nie mówi po polsku – musicie zapewnić tłumacza lub biegłego. Tłumaczem może być każda inna osoba mówiąca po polsku oraz w obcym języku, na który / z którego trzeba będzie tłumaczyć.
Dokumenty można złożyć zarówno w Urzędzie, pod który podlega obiekt weselny, jak i w Waszym lokalnym USC, który przekaże dokumenty do docelowego Urzędu. Przykład: jeśli pobieracie się w Sopocie, a na codzień mieszkacie we Wrocławiu. Możecie skontaktować się mailowo z urzędem w Sopocie i poinformować ich, że będziecie składać zapewnienie w swoim lokalnym Urzędzie. Podtwierdźcie tylko z urzędnikiem godzinę, na którą chcecie zarezerwować ceremonię.
Osobiście polecam, aby rezerwować ceremonię najwcześniej na godzinę 15:00. Najczęściej wybierana godzina ceremonii to 16:00 – dzięki temu mamy więcej czasu na przygotowania i zdjęcia, im później odbywa się ceremonia, tym mniejszy upał (szczególnie ważne w okresie letnim). Na dodatek, światło jest bardziej korzystne dla zdjęć (ale to też zależy od miejsca, w którym się odbywa ceremonia).
2. W dniu ceremonii
W dniu ślubu kierownik Urzędu Stanu Cywilnego zjawi się w miejscu na około 15 minut przed ceremonią. Wtedy zazwyczaj ustalamy miejsce spotkania (inne niż miejsce cerermonii), do którego podchodzicie Wy i świadkowie z dowodami / paszportami. Jeśli nie chcecie się widzieć przed ceremonią – podchodzicie do urzędnika po kolei.
Jeśli jedno z Was lub z Waszych świadków nie mówi po polsku, potrzebny będzie tłumacz (nie musi być biegły).
Ceremonia zazwyczaj trwa około 10-15 minut / około 20-25 minut w przypadku tłumaczenia.
Po wygłoszeniu oficjalnych przysiąg i ogłoszeniu Was małżeństwem, możecie odczytać swoje indywidualne przysięgi. Koniecznie powiadomcie urzędnika, że chcecie wypowiedzieć własne przysięgi.
Dajcie proszę znać czy macie dodatkowe pytania odnośnie rezerwacji terminu lub przebiegu ceremonii. Chętnie na nie odpowiem!
🇬🇧 Civil wedding ceremony: all you need to know about it
In this post, I have prepared information on the procedure for booking a date/time for a civil ceremony and how the outdoor civil wedding ceremony takes place outside the Civil Registry Office (USC).
1. Booking a Date:
You can book the date and time of your ceremony at the Civil Registry Office no earlier than 6 months before the wedding date and no later than 1 month and 1 day before.
As your chosen date approaches, make sure to prepare all the necessary documents:
- Your identification documents (ID cards or passports) – for presentation.
- Proof of administrative fee payment – you can pay at the office’s cashier or via bank transfer to the office’s account:
- The mandatory administrative fee for issuing a marriage certificate is PLN 84.
- An additional fee for holding the wedding outside the Civil Registry Office at your request is PLN 1,000.
If you do not have Polish civil status records (but you are a Polish citizen), prepare:
- A foreign equivalent of your birth certificate.
- If you have previously been married, provide a foreign equivalent of your marriage certificate along with a document confirming the dissolution or annulment of the marriage, or a document confirming that the marriage did not exist.
Important! If one of you does not have Polish citizenship:
- They must submit a document confirming that they are legally allowed to marry under the law of their home country. If obtaining this document is exceptionally difficult (e.g., due to war in the home country), a court may grant an exemption. In such a case, you must present a court ruling confirming the person’s right to marry.
- If the head of the Civil Registry Office cannot determine the necessary details for the marriage certificate (such as identity and marital status) based on the submitted documents, the foreign national may be required to provide:
- A certified copy of their birth certificate.
- If they were previously married, a certified copy of their marriage certificate with a note confirming that the marriage has ended, been annulled, or does not exist.
All documents issued in a foreign language must be officially translated. The translation must be done by a sworn translator or a Polish consul. You can find a sworn translator using the official Ministry of Justice database (active link). Select the language and city that interest you.
If at least one of you cannot communicate with the Civil Registry Office official (e.g., does not speak Polish), you must arrange for a translator or an interpreter. This can be any person fluent in both Polish and the foreign language required for translation.
You can submit your documents at either the Civil Registry Office responsible for your wedding venue or your local Civil Registry Office, which will forward them to the appropriate office. For example, if you are getting married in Sopot but live in Wrocław, you can email the Sopot office to inform them that you will submit your declaration at your local office. Just confirm the time of your ceremony with the registrar.
My professional recommendation: I suggest booking your ceremony no earlier than 3:00 PM. The most popular ceremony time is 4:00 PM—this gives you more time for preparations and photos. The later the ceremony, the cooler the temperature (especially important in summer), and the lighting is more favorable for photos (though this also depends on the location).
2. On the Wedding Day
On the wedding day, the Civil Registry Office official will arrive at the venue about 15 minutes before the ceremony. At this time, you will usually meet at a designated spot (separate from the ceremony area), where you and your witnesses will present your IDs/passports. If you prefer not to see each other before the ceremony, you can approach the official one at a time.
If either of you or your witnesses does not speak Polish, a translator will be needed (but does not have to be a certified interpreter).
The ceremony typically lasts:
- 10-15 minutes without translation.
- 20-25 minutes with translation.
After the official vows and the pronouncement of your marriage, you may read your personal vows. Be sure to inform the official in advance if you plan to say your own vows.
Let me know if you have any additional questions about booking a date or the ceremony process—I’ll be happy to help!
