(🇬🇧 English version below)

Dziś postanowiłam spisać dla Was listę najczęściej zadawanych pytań do wedding plannera / do mnie, tak, abyście mogli znaleźć wszystkie nurtujące Was odpowiedzi w jednym miejscu. Mam nadzieję, że ten artykuł okaże się dla Was przydatny. Zaczynamy!

1. Kiedy / na jakim etapie planowania najlepiej zgłosić się do wedding plannera?

Z doświadczenia oraz informacji zwrotnej moich Par Młodych wiem, że najlepiej zwrócić się do wedding plannera na samym początku przygotowań do ślubu i wesela. Wtedy jesteście w stanie najbardziej skorzystać mojego doświadczenia, sieci kontaktów oraz relacji wypracowanych z dostawcami usług ślubnych.

2. Ile czasu potrzebujemy na organizację ślubu i wesela od początku do końca?

Jeśli będziecie organizować swoją uroczystość samodzielnie (bez mojego wsparcia), powinniście liczyć z tym, że na organizację wesela będziecie musieli przeznaczyć od 300 do nawet 400 godzin…

Natomiast organizując wesele z wedding plannerem musicie wziąć pod uwage to czy szybko podejmujecie decyzje na podstawie przedstawionych informacji.

Niektóre Pary lubią planować z większym wyprzedzeniem – w tym przypadku polecam przeznaczyć na przygotowania od 1.5 do 1 roku przed weselem. Natomiast są też Pary Młode, które lubią planować w szybszym tempie – w ich przypadku organizacja wesela może potrwać 9, 6 lub nawet 2 miesiące (mój osobisty rekord jeśli chodzi o kompleksową organizację uroczystości to 2 tygodnie).

3. Jakie są etapy współpracy z wedding plannerem / agencją ślubną Wedding Alchemy®?

W pierwszej kolejności zapraszam Was na spotkanie (online bądź osobiste), podczas którego rozmawiamy o Wasze wizji uroczystości oraz oczekiwaniach odnośnie współpracy z wedding plannerem. To jest doskonała okazja, żeby sprawdzić czy faktycznie jesteśmy w stanie stworzyć dobry team do planowania Waszej uroczystości. Spotkanie możecie zarezerwować za pomocą formularza dostępnego w zakładce KONTAKT (aktywny link).

Kolejny krok to prezentacja indywidualnej oferty, którą dla Was przygotuję. Prezentacja odbywa się również podczas spotkania online – dzięki temu mogę na bieżąco odpowiadać na Wasze pytania. Po prezentacji otrzymacie moją ofertę na maila tak, abyście mogli na spokojnie ją przejrzeć w całości i podjąć finalną decyzję odnośnie współpracy.

Po akceptacji oferty podpisujemy umowę, wpłacacie pierwszą transzę mojego wynagrodzenia – zadatek i rozpoczynamy przygotowania na dobre:

• otrzymujecie dostęp do profilu Waszego wesela na portalu Thatsheone – portalu, na którym będziecie mogli zarządzać listą gości weselnych, zbierać potwierdzenie przybycia (RSVP), mieć dostęp do wizytówek wybranych przez Was usługodawców wraz z linkami do umów i kalendarzem płatności, śledzić ślubne wydatki / budżet weselny jak również zarządzać internetową stroną ślubną
• spotykamy się na spotkaniu powitalnym, podczas którego omówimy plan pracy na najbliższe miesiące, bardziej szczegółową koncepcję uroczystości oraz prezycujemy założenia odnośnie budżetu
• przechodzimy do poszukiwań obiektu oraz kompletowania zespołu usługodawców

4. Jaka jest Twoja lokalizacja i czy organizujesz wesela w całej Polsce?

Na codzień mieszkam w Trójmieście (Gdańsk, Sopot, Gdynia), natomiast moje doświadczenie i sieć kontaktów pozwalają mi z sukcesem organizować wesela w całej Polsce, a nawet poza nią. Uwielbiam wyzwania i nieszablonowe pomysły, dlatego do ich realizacji nie lubię ograniczać lokalizacją Was, ani siebie. Wierzę, że dla fajnych ludzi i przeżyć warto czasami pojechać dalej 😉

5. Od czego zależy Twoje wynagrodzenie?

Moje wynagrodzenie zależy od uzgodnionego między nami zakresu moich obowiązków, nie od finalnego budżetu uroczystości. Zakres usług można modyfikować / zwiększać w trakcie współpracy jeśli okaże się, że jest taka porzeba.

Moje stawki za kompleksową organizację ślubu i wesela w 2025 roku zaczynają się od 20 tysięcy złotych.

Stawiam na transparentną politykę cenową, również przy współpracy z usługodawcami. Nie doliczam marż do stawek usługodawców – zatrudniając dostawcę usługi ślubnej przeze mnie nie zapłacicie za nią więcej niż, gdybyscie zamawiali ją bezpośrednio.

6. Na jakich budżetach pracujesz? Czy jest wymagana minimalna kwota budżetu, aby zacząć współpracę z Tobą?

Budżet uroczystości weselnej zależy od naprawdę wielu czynników. Nie mam ustalonej dolnej granicy budżetu, który musicie mieć, aby współpracować ze mną. Wierzę jednak, że jeśli rozważacie współpracę ze mną – podobają Wam się uroczystości, które stworzyłam dla innych Par Młodych. Organizacja uroczystości na podobnym poziomie wymaga swojej inwestycji.

Zawsze podczas naszej współpracu mówię o kosztach otwarcie, ponieważ zależy mi na tym, aby dostarczać Wam wszystkich informacji niezbędnych do podjęcia świadomych decyzji

7. Mieszkamy zagranicą – czy będzie to przeszkadzać w naszej współpracy?

Absolutnie nie! Zdecydowana większość moich Par Młodych mieszka poza Polską (nierzadko dzieli nas kilka stref czasowych). Mój system pracy jest stworzony idealnie pod współpracę zdalną – zapewniam Wam wszelkie narzędzia, abyście mogli czynnie brać udział w przygotowaniach z innego zakątka świata: dostęp do portalu do zdalnej organizacji ślubu i wesela, narządzie do rezerwacji wideo-konferencji, system do podpisywania umów online itp.

Najczęściej, w przypadku Par Młodych mieszkających zagranicą, z wyprzedzeniem ustalamy termin Waszej wizyty w Polsce tak, abym mogła zaplanować wszystykie niezbędne spotkania w trakcie zaledwie 2-3 dni. Dzięki temu oszczędzacie mnóstwo czasu (i pieniędzy) związanego z podróżami do Polski.

8. Czy organizujesz wesela miedzynarodowe?

Tak – wesela międzynarodowe to moja specjalność. Zorganizowałam już ponad 100 takich uroczystości, łącząc nierzadko bardzo odległe od siebie kultury (np. ślub polsko-hinduski czy polsko-chiński). Sama wychowałam się w środowisku międzynarodowym i wielokulturowym, a moja największa wartość życiowa to TOLERANCJA. Uważam, że właśnie moje pochodzenie i sposób patrzenia na świat sprawiają, że z taką lekkością i naturalnością łączę w jednej uroczystości różne kultury, religie i narodowości. Mój cel: sprawić, aby każda osoba na Waszym przyjęciu czuła się zaopiekowana i w pełni korzystała ze wszystkich doświadczeń.

9. Czy nasza współpraca może odbywać się w języku angielskim?

Tak – komunikacja w języku angielskim nie stanowi dla mnie żadnej przeszkody. Dlatego cały proces współpracy – od pierwszego spotkania, poprzez przygotowanie oferty, podpisanie umowy i dalsze przygotowania mogą się odbywać w języku angielskim. Również w procesie zatrudniania usługodawców stawiam na osoby, z którymi będziecie mogli swobodnie się porozumieć lub wspieram w tłumaczeniu ofert, zapisów umów, ustaleń itp.

10. Czy masz doświadczenie organizacji wesel plenerowych?

Jak najbardziej. W swoim portfolio mam wesela organizowane zarówno w namiotach, jak i całkowicie pod gołym niebem! Logistyka przyjęć plenerowych jest przeze mnie doskonale znana. Proponuję rozwiązania sprawdzone, z uwzględnieniem różnych warunków pogodowych: nie tylko deszcz, ale równiez upał czy wiatr!

11. Co o współpracy z Tobą mówią Twoje Pary Młode?

Zapraszam do zapoznania się z opiniami Par Młodych, które miały okazję współpracować ze mną na moim profilu Google Business (aktywny link).

12. Czy jesteś wedding plannerką dla nas?

O tym najlepiej przekonacie się sami podczas pierwszego spotkania ze mną!

Natomiast, gdybym miała opisać co łączy moje Pary Młode, wymieniłabym:

• wysokie wymagania odnośnie jakości – dobre jedzenie, dobry alkohol, jakościowe materiały – coś co tworzy doświadczenie, niekoniecznie jest widoczne dla oczu;
• dobry gust muzyczny – muzyka jest dla Was bardzo ważnym elementem uroczystości, sposobem na wyrażenie siebie;
• doświadczenie gości jest dla Was równie ważne co Wasze własne – myślicie nad rozwiązaniami, które sprawią, że goście będą czuli się zaopiekowani na Waszym wydarzeniu;
• chcecie wyrazić siebie, nie tylko zrobić wrażenie na gościach – nie skupiacie się tylko i wyłącznie na trendach, lecz myslicie przez pryzmat całościowego doświadczenia, tego jak Wy i Wasi najbliżsi będą przeżywać ten dzień!

Mam nadzieję, że po zapoznaniu się z moimi odpowiedziami, jesteście gotowi na pierwszą rozmowę ze mną odnośnie organizacji Waszego ślubu i wesela! Zapraszam rezerwacji pierwszej konsultacji ze mną TUTAJ (aktywny link)

Nie mogę się doczekać, aby poznać Was i Waszą historię!

Pozdrawiam

Valentina

Frequently Asked Questions to a wedding planner: all you need to know regarding cooperation with Wedding Alchemy®

Find everything you need to know about working with me in one place. I hope you find this blog post helpful. Let’s dive in!

1. When should we contact you in the wedding planning process?

From my experience, and based on feedback from my Couples, the best time to reach out to a wedding planner is at the very beginning of your planning journey. This allows you to fully benefit from my expertise and extensive network of top-tier wedding vendors that I’ve cultivated over more than 10 years in the industry.

2. How long does it take to organize a wedding from A to Z?

If you’re planning a wedding without a planner, you should expect to spend anywhere from 300 to 400 hours on the process.

With a wedding planner, the timeline depends on how quickly you make decisions based on the proposals I present. Some Couples prefer to plan well in advance—ideally 1 to 1.5 years before the wedding. Others like to move faster, and in those cases, weddings can be organized in as little as 9, 6, or even 2 months (my personal record for a fully planned wedding is 2 weeks!).

3. What does the process of working with a wedding planner look like?

It starts with a meeting (in person or online), where we discuss your vision and expectations. This is a great opportunity to see if we’ll be a good fit for working together. You can book an initial consultation with me right now via my calendar available under the CONTACT tab.

Next, I’ll prepare a personalized proposal for you, which we’ll review together during an online meeting. Afterwards, you’ll receive the offer via email, giving you time to consider it before making a final decision.

Once we agree to move forward, we’ll sign a contract, and you’ll pay the deposit. Then the real planning begins!

You’ll gain access to your wedding profile on Thatsheone, a portal where you can manage your guest list, RSVPs, vendor contacts, contracts, payments, and even your wedding budget.

We’ll have a welcome meeting to map out the months ahead, review your wedding concept in detail, and set budget expectations.

We’ll then begin the search for your venue and assemble your vendor team.

4. Where are you located, and do you plan weddings throughout Poland?

I’m based in the Tri-City area (Gdańsk, Sopot, Gdynia), but my network and experience allow me to organize weddings anywhere in Poland—and even beyond! I’m open to all kinds of challenges and creative ideas, so location won’t limit us.

5. What determines your fees / remuneration?

My remuneration is based on the scope of services we agree upon, not on your final wedding budget. The scope can be adjusted during our collaboration if needed.

My minimum fee for an A to Z wedding planning in 2025 is 20,000 PLN gross.

I believe in transparent pricing. When hiring vendors through me, there are no added margins—you’ll pay the same rate as if you booked them directly.

6. What budget is required to work with you?

The budget for your wedding depends on many factors. I don’t have a set minimum, but if you’re considering working with me, you’re likely aiming for the level of quality you’ve seen in my past weddings. Achieving that level does require an appropriate investment.

I’m committed to open discussions about costs throughout our collaboration, so you’ll always have the information you need to make informed decisions.

7. We live abroad—will that affect our collaboration?

Not at all! Most of my Couples live outside Poland, often in different time zones. My planning system is fully designed for remote collaboration, offering tools for managing your wedding from anywhere in the world.

For international Couples, we usually plan visits to Poland in advance, allowing us to condense necessary meetings into just 2-3 days. This saves both time and travel costs.

8. Do you organize international weddings?

Absolutely—international weddings are my specialty. I’ve organized over 100 such celebrations, often combining diverse cultures (like Polish-Hindu or Polish-Chinese weddings). Growing up in a multicultural environment, I value TOLERANCE and am skilled at blending different cultures, religions, and nationalities seamlessly. My goal is to ensure that every guest at your wedding feels welcome and included.

9. Can our collaboration be in English?

Yes! The entire process—meetings, offers, contracts, and planning—can take place in English. I also ensure that any vendors you hire through me will be able to communicate in English, or I’ll assist with translations as needed.

10. Do you have experience organizing outdoor weddings?

Yes, I have extensive experience with outdoor weddings, including those held in tents and completely open-air events. I’m well-versed in the logistics and always prepare for weather contingencies—whether it’s rain, heat, or wind.

11. What do your Couples say about working with you?

Feel free to read the reviews from Couples I’ve worked with on my Google Business profile (active link).

12. Are you the right wedding planner for us?

You’ll know after our first meeting! But if I had to describe my Couples, they often share these traits:

• high expectations of quality – good food, good alcohol, quality materials – something that creates an experience, not necessarily visible to the eyes;
• good taste in music – music is a very important part of the celebration for you, a way to express yourself;
• your guests’ experience is as important to you as your own – you think of solutions to make your guests feel taken care of at your event;
• you want to express yourself, not just impress your guests – you don’t just focus on trends, you think through the overall experience for you and your loved ones!

I hope this blog post answers your questions and gives you a clear picture of how we could work together. If you’re ready to start planning your dream wedding, I’d love to hear from you! Feel free to book your first consultation with me HERE (active link).

I look forward to meeting you and hearing your story!

Best,
Valentina