Dzień dobry!
Jestem ogromnie podekscydowana na naszą współpracę i jeszcze raz dziękuję za zaufanie – zrobię wszystko, aby wspólne planowania było dla Was wyjątkowym przeżyciem.
Domyślam się, że najprawdopodobniej jest to pierwsza Wasza
współpraca z wedding plannerem, w związku z czym możecie mieć ogrom pytań w tym zakresie.
Przygotowałam ten przewodnik, aby móc odpowiednio kształtować Wasze
oczekiwania i odpowiedzieć pytania, które najczęściej pojawiają się w trakcie
współpracy.
Wasza szczera opinia jest dla mnie niezwykle ważna – jestem otwarta na każdą informację zwrotną, niezależnie od tego na jakim etapie przygotowań jesteśmy.
Pamiętajcie, że dla mnie jesteście przede wszystkim partnerami, co oznacza transparentność relacji i wspieranie Was w podejmowaniu świadomych decyzji poprzez swoją ekspercką wiedzę i doświadczenie.
Wedding Alchemy® to śluby i wesela większe, niż marzenia!
Pozdrawiam,
Valentina
NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE NA TEMAT ZASAD WSPÓŁPRACY
1. Godziny pracy i moja dostępność dla Was
Mimo tego, że tak naprawdę pracuję o różnej porze standardowo jestem dostępna dla Was, moich Par Młodych w godzinach od 9:30 do 16:00 czasu polskiego w poniedziałki, środy i piątki.
Jest również możliwośc rezerwacji spotkania online ze mną z wyprzedzeniem w godzinach 18:00 – 20:00 czasu polskiego – w tym celu proszę o rezerwację spotkania w moim kalendarzu
Spotkania poza poniedziałkiem, środą i piątkiem są możliwe, jeśli wymaga tego sytuacja, umawiamy je z wyprzedzeniem.
W okresie sezonu weselnego, kiedy pracuję także w weekendy, poniedziałki są moimi dniami wolnymi.
Dostępność w weekendy:
Nie sprawdzam korespondencji i nie odpisuję na wiadomości w weekendy.
W sezonie moja dostępność w weekendy jest mocno ograniczona – jeśli nie mam realizacji weselnej, regeneruje się i spędzam czas z rodziną.
Poza sezonem jeśli wymaga tego sytuacja, spotkanie w weekend jest możliwe, umawiamy je z wyprzedzeniem.
2. Sposób kontaktu
Na codzień komunikacja odbywa się poprzez platformę That’s The One – platforma do zarządzania przygotowaniami do ślubu o wesela, gdzie przechowujemy wszelkie informacje na temat Waszego wesela.
Jest to bardzo ważne, żeby jak najwięcej informacji i komunikacji między nami odbywało się za pomocą tej platformy – dzięki temu unikniemy chaosu
komunikacyjnego i dezorganizacji.
Jeśli coś nie może zostać przekazane poprzez That’s The One r z powodów technicznych, proszę o wysłanie wiadomości na adres kontakt@weddingalchemy.pl (dostęp do tego adresu mailowego ma również moja pracownica).
Jestem dostępna dla Was na spotkania on-line – możecie zarezerwować takie spotkanie co drugi tydzień, żeby omówić nurtujące Was kwestie.
Aby zarezerwować termin rozmowy, sprawdźcie proszę mój kalendarz pod tym linkiem:
Link do umówienia cyklicznego spotkania z Valentiną
Proszę również, abyście przed spotkaniem przesłali do mnie swoją listę pytań – będę mogła lepiej przygotować się do spotkania
Jak już wspomniałam, będziemy wykorzystywać That’s The One (i czasami z e-mail), oraz wideo-rozmowy do komunikacji. Dlatego chciałabym prosić Was o nie używanie Whatsapp / Messenger / SMS’y etc. do komunikacji ze mną w zakresie planowania wesela. Unikniemy dzięki temu chaosu komunikacyjnego, który jest uciążliwy zarówno dla Was jak i dla mnie.
Na komunikację przez Whatsapp prechodzimy bezpośrednio przed weselem – ok. 2 tygodnie przed, kiedy już jesteśmy na etapie realizacji i potzebujemy natychmiastowej komunikacji.
3. Czas na odpowiedź – moją i Waszą 🙂
Zawsze staram się odpowiadać na Wasze pytania jak najszybciej, ale standardowy czas odpowiedzi to maksymalnie 3 dni robocze. W większości przypadków czas mojej odpowiedzi zależy od tego jak szybko otrzymam informację zwrotną od odpowiedniego usługodawcy. W przypadku opóźnienia, będę dawała Wam znać.
Proszę jednak, abyscie wzięli pod uwagę, że czasami wiadomość może się zagubić w gąszczu komunikacji. W tym przypadku poproszę, aby się przypomnieć 🙂
Standardowy czas na odpowiedź dla Was został częściowo opisany w naszej umowie i jest to:
- max. 7 dni na podjęcie decyzji / wysłanie dodatkowych pytań odnośnie przedstawionej oferty
- max. 7 dni na akceptację / podpisanie umowy z usługodawcą, którego zatwierdziliście
- w pozostałych kwestiach – proszę o sprawdzanie powiadomień z portalu / maili przynajmniej raz w tygodniu i odpowiadanie na moje pytania
!!! Najlepszym sposobem na efektywne planowanie wesela z wedding plannerem są regularne spotkania online, podczas których omawiamy wszystko na bieżąco, dzielimy się spostrzeżeniami, wyjaśniamy to co nie jest jasne / zrozumiałe itp.
Ważne: decyzja podejmowana i przekazywana do realizacji przez jedno z Was jest dla mnie wiążąca. Jeśli po przekazaniu decyzji do realizacji, z jakiegoś powodu zmieniacie zdanie – praca związana z aktualizacją / zmianą zamówienia jest rozliczana dodatkowo (ponad ustalone wynasgrodzenie) według stawki godzinowej 250 zł/godzina.
Dlatego, jeśli do podjęcia decyzji jedno z Was wymaga konsultacji z drugą połówką (lub osobą trzecią, nie będącą stroną umowy), proszę, aby wszystkie osoby decyzyjne brały udzał w naszych spotkaniach.
4. Spotkania osobiste / wizyty w Polsce związane z planowaniem uroczystości
Planując wizytę związaną z organizacją wesela, proszę Was o uzgodnienie termninu ze mną (dla Par Młodych, przylatujących z zagranicy: proszę Was mnie o informowanie o tym najlepiej z 2-3 miesięcznym wyprzedzeniem) – wtedy będę mogła także odpowiednio zarezerwować dla Was czas w moim kalendarzu i umówić spotkania z usługodawcami itp.
Proszę także, żebyście planowali swoją wizytę w taki sposób, aby mieć co najmniej 1-2 dni w ciągu tygodnia na spotkania z usługodawcami – pamietajcie proszę, że piątki i weekendy czas weselnych realizacji i imprez, więc będzie nam najciężej zgrać terminy.
Wszystkie informacje odnośnie umówionych spotkań, łącznie z adresem, numerami kontaktowymi do usługodawców zostaną wysłane jako zaproszenia w kalendarzu iCal / Google – tak, abyście mieli do nich dostęp z poziomu swojego telefonu.
5. Przerwy w planowaniu Waszej uroczystości
Jeśli będziecie planować wakacje / nie będziecie dostępni – dajce proszę znać o tym z wyprzedzeniem.
Ja również będę informować Was o tym, kiedy nie będę dostępna. Zazwyczaj staram się mieć dłuższą przerwę w okolicy Świąt Bożego Narodzenia oraz Nowego Roku, zimowej przerwy szkolnej, na początku maja i w październiku.
6. Terminy płatności
- Wszystkie terminy i kwoty płatności są dostępne w zakładce “Vendor Hub” w That’s The One -> wizytówka danego usługodawcy -> Details -> “Payment schedule”. Dane do płatności udostępniam Wam na bieżąco bądź są uzupełnione w rubryce “Bank details” dla danego usługodawcy
- O zbliżającym się terminie płatności dla danego usługodawcy zostanie poinformowani poprzez maila systemowego z platformy That’s The One pod tytułem “TTO Weekly Planning Reminder” / nadawca to nina@mail.thatstheone.com. Maile z powiadomieniami są wysyłane co piątek
- Proszę Was o pilnowanie i trzymanie się terminów płatności – płatność z opóźnieniem, jak i z mocnym wyprzedzeniem może być dla drugiej strony bardzo problematyczna. W przypadku o powiadomieniu o przekroczeniu terminu płatności – proszę o potraktowanie tego prioretywowo
7. Plan przygotowań
Niżej przygotowałam dla Was krótkie podsumowanie poszczególnych etapów organizacji ślubu i wesela.
Indywidualny harmonogram z datami znajdziecie na profilu Waszego wesela w portalu That’s The One -> zakładka To Do.
Etap opracowania koncepcji
- Przygotowanie listy gości
- Przedstawienie inspiracji, dokładne zapoznanie się z Waszymi potrzebami
- Omówienie wstępnego planu dnia
- Opracowanie i zatwierdzenie wstępnego budżetu uroczystości
- Wysłanie “Save the Date” do gości
Etap planowania
- Zatrudnienie podstawowych usługodawców:
- foto/wideo,
- muzyka,
- dekorator,
- styliści od makijażu i fryzury
- usługodawcy, którzy są prioretytowi dla Was
- Praca nad zaproszeniami i wysyłka
- Doprecyzowanie planu uroczystości
- Degustacja i wybór menu weselnego
- Uzupełnienie dodatkowymi elementami – projekt i tekst papeterii, dodatkowe atrakcje
Etap komunikacji z gośćmi
- Zebranie potwierdzenia przybycia od gości
- Dopracowanie menu pod względem wymagań dietetycznych
- Zamówienie dodatkowych usług – transporty dla gości, animacje da dzieci, noclegi dla gości
- Podsumowanie i aktualizacja zamówień zgodnie z liczbą gości:
- potwierdzenie liczby gości w obiekcie
- aktualizacja zamówienia wynajmu mebli i elementów dekoracyjnych
- potwierdzenie finalnej liczby u dekoratorów
- aktualizacja zamówienia tortu i słodkości
- podsumowanie zamówienia papeterii weselnej: plan stołów, menu, winietki itp.
Etap koordynacji
- Przygotowanie finalnego planu dnia ślubu i wesela, rozbudowanego o montaże / demontaże itp.
- Przygotowanie indywidualnych harmonogramów i wysłanie ich do usługodawców weselnych – zebranie informacji zwrotnej, aktualizacja, ponowne konsultacje
- Briefing z ekipą montażową – dekoratorzy, oświetlenie, muzyka, wypożyczalnie mebli itp.
- Briefing z managerem obiektu – montaże / demontaże, dodatkowe zamówienia, zakwaterowanie gości, serwis
- Przygotowanie finalnej listy rozliczeń z usługodawcami
- Finalne spotkanie z Wami / Parą Młodą w obiekcie weselnym, aby omówić wszystkie etapy dnia ślubu i wesela, podsumować, wprowadzić ostatnie poprawki
- Koordynacja montaży, przebiegu uroczystości (łącznie z wszystkimi wydarzeniami towarzyszącymi) oraz demontaży po uroczystości
Etap podsumowania
- Spotkanie podsumowujące z Wami w celu omówienia przebiegu uroczystości
______________________________
Bardzo dziękuję Wam, że poświęciliście swój czas na zapoznanie się z tym przewodnikiem. Proszę wracajcie do niego za każdym razem, kiedy będziecie mieli pytania lub wątpliwości nt. przebiegu naszej współpracy.
W przypadku dodatkowych pytań – jestem do Waszej dyspozycji.
Jeszcze raz dziękuję Wam za zaufanie – jestem podekscytowana, że mogę towarzyszyć Wam w tej wyjątkowej podróży!
Pozdrawiam,
Valentina
