Pierwsze spotkanie odnośnie organizacji ślubu i wesela z wedding plannerem lub tak zwane „spotkanie zapoznawcze” to ten etap, którego nie można pominąć jeśli chcecie nawiązać współpracę z wedding plannerem.
Dlaczego jest tak ważne?
Przede wszystkim dlatego, że wedding planner to NAJWAŻNIEJSZY (tak nie boję się napisać tego słowa i to dużymi literami) usługodawca, którego zatrudnicie organizując swój ślub i wesele. Właśnie z Waszym wedding plannerem spędzicie najwięcej czasu, to ona/on będzie miał/a wgląd do wszystkich szczegółów, to ona/on będzie reprezentować Was w rozmowach z pozostałymi usługodawcami, a czasami też będzie musiał/a podjąć w Waszym imieniu ważne decyzje. Nie mam więc wątpliwości, że absolutną podstawą współpracy jest zaufanie,”wyczucie” siebie nawzajem, zrozumienie potrzeb, stylu komunikacji…
Innymi słowy wedding planner to Wasz partner, a współpracy partnerskiej nie można nawiązać przez maila.
Jak więc wygląda przebieg takiego spotkania?
W moim przypadku spotkanie zapoznawcze najczęściej odbywa się w formie online. Link do spotkania otrzymujecie w zaproszeniu oraz mailach przypominających o zbliżającym się terminie spotkania. Ważne, abyście mieli komfort, czyli podczas spotkania znajdywali się we w miarę cichym i spokojnym miejscu i mogli się skupić na rozmowie.
Główny cel pierwszej rozmowy to poznać się i zobaczyć czy się rozumiemy, mamy wspólny vibe, ale również zrozumieć Waszą wizję uroczystości oraz oczekiwania odnośnie współpracy z wedding plannerem. Dlatego polecam, abyście przed spotkaniem omówili między sobą następujące kwestie:
- jaką uroczystość planujecie: jednodniową (ślub i wesele), a może 2-3 dniową (np. z imprezą powitalną i/lub z poprawinami)?
- jaką formę ceremonii wybieracie: cywilna w plenerze, symboliczna, czy kościelna?
- ilu gości planujecie zaprosić na swoją uroczystość?
- jak wyobrażacie sobie miejsce, w którym będziecie świętować? Nie musicie mieć pomysłu na konkretne obiekty, ale ważny jest klimat, szczegóły otoczenia oraz kwestie logistyczne (czy mają być noclegi na miejscu, w jakim regionie ma się znajdować)?
- czy jest jakiś element uroczystości, na którym Wam szczególnie zależy? Może to być np. konkretny zespół, atrakcja (np. fajerwerki), przebieg uroczystości itp.
- czy jest jakiś element uroczystości, na którym Wam nie zależy bądź nawet chcielibyście pominąć? Dlaczego?
- jak sobie wyobrażacie ten dzień – jak chcecie się czuć? wyglądać?
- gdybyście mieli nazwać jedną rzecz, która jest dla Was najważniejsza w kontekście planowania i organizacji ślubu i wesela – co by to było?
- no i na koniec: współpraca z wedding plannerem:
- dlaczego postanowiliście skorzystać z pomocy wedding plannera: czy chodzi o brak czasu, pomysłu, a może chęć stworzenia wyjątkowej uroczystości lub bycia zaopiekowanym?
- czy decydując się na kompleksową współpracę z wedding plannerem chcecie czerpać z jego kontaktów, relacji i doświadczeń?
- czy jest jakiś element uroczystości, o który chcecie zadbać sami?
- dlaczego postanowiliście odezwać się do tej konkretnej osoby: czy odpowiada Wam jej osobowość? portfolio i estetyka organizowanych uroczystości? lokalizacja? sposób współpracy?
- jaki aspekt planowania uroczystości jest dla Was największym wyzwaniem (innymi słowy co spędza Wam sen z powiek?)
Podczas pierwszej rozmowy omawiamy dokładnie powyższe punkty tak, aby sprawdzić czy wspólnie stworzymy dobry team do planowania Waszej uroczystości.
Również ja jestem otwarta, aby odpowiedzieć na nurtujące Was pytania, wyjaśnić wątpliwości, zdradzić więcej szczegółów tego jak pracuję.
Przy okazji zdradzam 7 pytań do wedding plannera, z którym rozważacie współpracę, podczas pierwszego spotkania:
- przede wszystkim – czy ma doświadczenie w realizacji uroczystości, jaką planujecie. Jeśli planujecie uroczystość, która wykracza poza standardowy schemat, doświadczenie wedding plannera jest niezwykle ważne. Może się zdarzyć, że wedding planner z którym rozmawiacie nie miał okazji tworzyć dokładnie takiego wydarzenia jak Wasze, ale doświadczony wedding planner, który podoła ambitnej realizacji, z pewnością będzie mógł przedstawić kilka przykładów z innych wesel, które potwierdzą jego kompetencji do realizacji wymagającego wydarzenia
- jak wygląda proces współpracy – główne etapy, kroki milowe. Tutaj trzeba zwrócić uwagę czy w procesie współpracy jest uwzględniony etap „wdrożenia” i budowania koncepcji: na tym etapie tworzymy wstępny plan uroczystości, omawiamy założenia budżetowe itp.
- jak wygląda komunikacja: w jakiej formie (czy mail czy również spotkania), kiedy wedding planner jest dla Was dostępny – tutaj warto się zastanowić kiedy Wy będziecie dostępni do rozmów / spotkań z Waszym wedding plannerem, czy Wasze grafiki uda się zgrać?
- na jakiej zasadzie wedding planner proponuje usługodawców – czy współpracuje np. tylko z lokalnymi dostawcami? czy ma szeroką sieć kontaktów z całej Polski i innych krajów (jest to ważny punkt jeśli np. macie niestandardowe oczekiwania odnośnie niektórych dostawców)
- czy są usługodawcy z którymi dany wedding planner nie pracuje? dlaczego?
- jak wygląda koordynacja wydarzenia – ile koordynatorów jest standardowo na miejscu w dniu uroczystości, czy jest możliwość zwiększenia ekipy koordynatorów w przypadku, kiedy logistyka projektu tego wymaga; jaki jest zakres godzinowy koordynacji?
- i na koniec referencje – nie tylko te dostępne na stronie bądź profilach, ale również możliwość porozmawiania z klientami, Parami Młodymi, których uroczystości już się odbyły.
Z wielką przyjemnością odpowiem na te i inne pytania, które będziecie chcieli mi zadać podczas pierwszego spotkania.
Dlatego nie zwlekajcie – zarezerwujcie już dziś termin rozmowy korzystając z formularza dostępnego pod tym LINKIEM.
Nie mogę się doczekać aż poznam Waszą historię!
Do zobaczenia,
Valentina Pokrovskaya
