Po tym, jak już ustaliliście wstępny zarys koncepcji Waszej uroczystości oraz zdecydowaliście czy będziecie chcieli współpracować z wedding plannerem (o tym kroku przeczytasz w innym moim wpisie – link tutaj https://www.weddingalchemy.pl/blog/omg-planujemy-slub-ale-co-mamy-wlasciwie-robic/, czas na kolejny krok czyli – przygotowanie listy gości weselnych.
Dlaczego robimy to teraz, a nie np. przy przygotowywaniu zaproszeń?
Spisanie listy gości przede wszystkim da Wam dokładny obraz tego:
- Jak dużą uroczystość planujecie – na tej podstawie w kolejnych krokach spróbujecie określić swój wstępny budżet weselny. Oprócz tego, pytanie o liczbę gości, których chcecie zaprosić na swoją uroczystość będzie pojawiać się od samego początku planowania: już na pierwszej rozmowie z wedding plannerem, przy poszukiwaniu miejsca na wesele, fotografa, ekipy wideo, DJ’a itp.
- Kogo zapraszacie – czyli innymi słowy jakie potrzeby Waszych gości powinniście wziąć pod uwagę przy planowaniu. Mam tutaj na myśli takie aspekty jak: potrzeba zapewnienia transportu, noclegu, uwzględnienie w menu specjalnych diet czy alergii pokarmowych, ograniczona możliwość poruszania się (np. osoby poruszające się na wózku, o kulach itp.), ewentualne bariery językowe czy potrzeba zapewnienia dodatkowej opieki dla dzieci.
Często słyszę pytanie od moich Par Młodych w trakcie konsultacji: “Czy naprawdę musimy tak bardzo dokładnie spisywać listę gości już na tym etapie?”
Moja odpowiedź brzmi: “Nie musicie. Natomiast, im wcześniej i im dokładniej to zrobicie, tym więcej czasu i energii zaoszczędzicie na kolejnych etapach przygotowań.”
Uwierzcie mi także na słowo, że bardzo często nie zdajemy sobie sprawy z pewnych rzeczy (jak np. specjalne potrzeby naszych gości), dopiero spisując każdą osobę po kolei do swojego narzędzia do zarządzania listą gości.
Poza tym – jeśli odłożycie spisanie listy gości na później – musicie liczyć się z ryzykiem, że Wasze początkowe założenia na temat zaproszonej liczby osób mogą się okazać mocno zaniżone i w konsekwencji, możecie mieć problem ze zmieszczeniem wszystkich na wybranej przez Was sali.
W jakiej formie najlepiej spisać listę Waszych gości weselnych?
Polecam, abyście od samego początku spisali wszystkie osoby, których chcecie zaprosić na swoją uroczystość, w formie elektronicznej. Będzie to najbardziej praktyczne rozwiązanie ze względu na późniejsze zarządzanie listą gości i potrzebę jej edycji – np. odmiana imion i nazwisk oraz przekazanie do grafika w celu wydrukowania zaproszeń.
Na Internecie możecie znaleźć także gotowe narzędzia do zarządzania listą gości, np. te stworzone przez portale internetowe o tematyce ślubnej.
Natomiast, jeśli nie macie czasu, aby zgłębiać tajniki funkcjonalności gotowych już narzędzi, zawsze możecie skorzystać ze starego dobrego Excela, w którym, chociażby, będzie Wam łatwiej później dokonywać podliczeń.
Kiedy już wiecie dlaczego lista gości jest Wam potrzebna i jak ją spisać – czas zastanowić się kogo właściwie zaprosicie na uroczystość.
Widziałam już wiele “wskazówek” na temat budowania list gości, w większości bazujące na pytaniach typu:
- Czy rozmawialiście z daną osobą w przeciągu X miesięcy?
- Czy spędzacie z nią czas poza pracą?
- Czy jest to ktoś z rodziny?
- Czy są to osoby, których chcą zaprosić Wasi rodzice (i czy rodzice finansują / współfinansują Wasze wesele)?
Nie jestem zwolennikiem polegania na tych schematach w 100% (trochę przypominają mi schematy, których używam do porządkowania swojej szafy, a relacje z ludźmi to nie to samo co selekcja ubrań “do pozostawienia”). W jakimś zakresie, oczywiście, mogą one być pomocne, ale pomijają, moim zdaniem, najważniejsze pytanie, czyli:
Czy z tymi osobami chcecie świętować jeden z najważniejszych dni w Waszym życiu?
Oprócz tego, proponuję, abyście między sobą ustalili inne główne zasady, których chcecie się trzymać przy zapraszaniu gości, takie jak:
- Czy na wesele zapraszać dzieci?
- Kto otrzyma zaproszenie z osobą towarzyszącą, a kto nie? Podpowiedź – takie zaproszenie powinny otrzymać osoby w stałym związku. Jeśli chodzi o singli – tutaj już decyzja należy do Was.
Co do reszty – dalsza rodzina, koledzy, współpracownicy – tutaj proponuję wrócić do głównego pytania, czyli:
“Czy z tymi osobami chcecie świętować jeden z najważniejszych dni w Waszym życiu?”
Wiem, że istnieje duże prawdopodobieństwo, że bliskie Wam osoby mogą chcieć mieć mniejszy bądź większy wpływ na to jak będzie wyglądać Wasza lista gości. Może się okazać, że zdanie tych osób będzie odmienne od Waszego. Nie jest to łatwy temat, ale warto o nim rozmawiać.
Co proponuję zrobić w tym przypadku?
Jeśli są to osoby, na relacjach z którymi Wam zależy (na przykład Wasi rodzice) – spróbujcie porozmawiać z nimi i dowiedzieć się, dlaczego tak bardzo chcą zobaczyć daną osobę na Waszej uroczystości. Spróbujcie im wytłumaczyć z jakiego powodu pominęliście daną osobę w swoich planach. Jeśli rozważacie kompromis – ustalcie zasadę, że np. mogą zaproponować X osób ze swojej strony, ale finalna decyzja czy otrzymają one zaproszenie zależy od Was.
I już ostatnie w temacie listy gości – nie dajcie się wpędzić w ograniczające przekonania innych osób o tym jak duże czy małe powinno być wesele typu “Wesele na mniej niż X to nie wesele, tylko obiad” bądź w inną stronę “Wesele powyżej X to impreza na pokaz”.
To, kogo i ile osób zapraszacie na swoją uroczystość, to tylko i wyłącznie Wasza sprawa.
Macie prawo świętować swoją miłość na własnych zasadach z osobami, które są ważne dla Was – pamiętajcie o tym!
Ściskam mocno,
Valentina
